Video konferans için birkaç şey önemlidir. Ekipmanı uygun şekilde yapılandırmanız gerekir. Konferanstaki diğer herkesin ses ve görüntü konusunda iyi olduğundan emin olarak her şeyi iyi organize etmek de önemlidir.
Talimatlar
Aşama 1
En geç 24 saat önceden ciddi bir video konferans için hazırlanmaya başlayın. Donanımı kontrol edin, her şey çalışıyor mu? Bunu yapmak için bir test video görüşmesi yapın. Ekipmanı test etmeyi akşama ertelememelisiniz, sabahları yapmak en iyisidir. Birdenbire sorunları keşfederseniz, bir gün içinde bunlarla başa çıkabilirsiniz: teknisyenlerle iletişime geçin ve sorunu çözmelerini isteyin.
Adım 2
Toplantı odanızı hazırlayın. Kamerayı, üzerine doğrudan ışık gelmeyecek şekilde kurun. Görüntü kalitesini kontrol edin. Pencerelerden giren gün ışığının yoğunluğu büyük ölçüde hava durumuna bağlı olduğundan, konferansı yapay aydınlatma altında yapmak en iyisidir. Işıkları açarak, kamerayı endişelenmeden ertesi gün açacak şekilde ayarlayabilirsiniz.
Aşama 3
Bir mikrofon takın ve sesin ve yeterince iyi ses olduğundan emin olun. Tıslamayı veya ıslığı azaltmak için mikrofon EQ'sunu ayarlamanız gerekebilir. Önceden yapın, konferans gününe kadar ertelemeyin. Her şeyin çalıştığından emin olun. Mikrofonun sesini, sesinizi yükseltmeden sakince konuşabilmeniz ve herkesin sizi mükemmel bir şekilde duyabilmesi için ayarlayın.
4. Adım
Her ihtimale karşı bir teknisyeni video konferansa davet ettiğinizden emin olun. Yine de, bir şey başarısız olursa (sonuçta her şey olabilir), sorunu hızla çözmeye yardımcı olacaktır. Video konferanstaki aksamaların ve sorunların en yaygın nedeni tam olarak her türlü teknik sorundur.
Adım 5
Konferans başlamadan birkaç dakika önce tüm ekipmanı tekrar kontrol edin. Katılımcıların da iyi olduklarından emin olmak için önceden aranmaları gerekebilir.
6. Adım
Video konferans görgü kurallarına saygı gösterin. İlk adım, ilgili herkesi tanıtmaktır. Konferans çok kanallıysa, herkesin aynı anda konuşmaya çalışmaması için süreci kontrol ederek sunum yapanlara söz vermesi için her grupta bir başkan atayın.
7. Adım
Konferans sunucusu olarak ilgi odağı olduğunuzu unutmayın. Toplantı odasında etrafınızda kimse yok ama kamera var, bu yüzden davranış ve jestlerinizi izleyin. Gürültüyü azaltmak için sesi kapatmak istiyorsanız, diğer tarafları uyarın. Bağlantıda herhangi bir sorun varsa, sakin olun ve gülümseyin. Gergin olma.
