Belgeleri zımbalamak, büro ve ofis ortamında yaygın bir prosedürdür. Basit görünmesine rağmen, belgelerin dikilmesi ve yürütülmesi için kuralları belirleyen özel düzenlemeler vardır. Ve ihaleye veya arşive gönderilen belgelerin daha sonra işlenmek ve değiştirilmek üzere iade edilmemesi için bu kuralların bilinmesi gerekir.
Talimatlar
Aşama 1
Yanıp söndükten sonra belgelerin güvenliğini sağlamak ve doğru sırada saklanmalarını sağlamak için envanter dışındaki tüm sayfalar numaralandırılmalıdır. Belgeler kronolojik veya alfabetik sırayla dosyalanır. İç içe sayfalara sahip zarflar, iç içe sayfalardan önce numaralandırılır. Boş sayfalar kutudan çıkarılır ve numaralandırılmadan imha edilir.
Adım 2
Kutunun yapraklarını basit bir kalemle yukarıdan aşağıya doğru numaralandırın, sayıları metni etkilemeden her yaprağın sağ üst köşesinde bırakın. Sol üst köşedeki arkadaki fotoğraf ve grafikleri numaralandırın.
Aşama 3
Belgeler birkaç yapraktan yapıştırılmış haritalar içeriyorsa, yapıştırmadaki yaprak sayısını belirterek bunları tek bir sayfa olarak numaralandırın. Numaralandırmanın sonunda ayrı bir kağıda bir sertifika mektubu yazın. Tek tek belgelerin sayfa sayısını ve özelliklerini ve ayrıca fiziksel durumlarını belirtin.
4. Adım
Ek olarak, dosyalanan belge seti için bir envanter hazırlanmalıdır. Envanter sayfalarını numaralandırmayın. Envantere, belgenin adını yazın, envanter tarihini girin, belge kümesinin amacını belirleyen bir açıklama ve ayrıca tüm belgeleri sayfa sayısını dikkate alarak listeleyin. Envanterin sonunda, oluşturanın adını, soyadını ve soyadını girin.
Adım 5
Her kasanın kapağının boyutu 229x324 mm olmalıdır. Kasanın ilk ve son sayfasına, dikmeden önce ince karton şeritler yapıştırın. Bu şeritlerden bir ip geçirilir. Kasayı tamamlamak için silikat yapıştırıcı kullanın.
6. Adım
Kenar boşluklarının sol kenarında, metin alanına dokunmadan, birbirinden 3 cm mesafede, sayfanın tüm yüksekliği boyunca simetrik olarak bir bız veya delgeç ile üç delik açın. Dikiş için dikiş ipliği veya sıralı sicim ve bir dikiş iğnesi kullanın.
7. Adım
Kitin sağlam olduğundan emin olmak için belgeyi iki kez dikin. İpliğin uçlarını son yaprağın arkasındaki orta delikten çekin ve bir düğümle bağlayın. Kasaya güven verici bir yazı ile bir çıkartma yapıştırın, kapatın ve düzeneği kapatın.
8. Adım
İpliklerin uçlarını serbest bırakın. Sertifikasyon etiketi, yöneticinin açık ve okunaklı imzasını ve kuruluşun mührünü taşımalıdır.
