Etkinliğin temel amacı, katılımcılara bilgi vermek veya katılımcılara belirli bir deneyim kazandırmaktır. İdeal bir olay bir saat gibidir - her şey katı bir sırayla ilerler, organizatörlerin eylemleri koordine edilir ve birbiriyle uyumsuz olmaz. Bu, genellikle birkaç ay süren planlama ve hazırlığın sonucudur.
Bu gerekli
- - en az beş çalışandan oluşan bir personel
- - etkinlik için bütçe
Talimatlar
Aşama 1
Her şeyden önce, etkinliğin amacını ve temasını tanımlayın. Buna dayanarak, etkinliğin tüm diğer şeması inşa edilecektir. Etkinliğin amacı, pazarlama yaklaşımını ve etkinliğin adandığı hedef kitleyi belirler.
Adım 2
Etkinlik için bir mekana karar verin. Yer, hem etkinliğin amacına hem de katılımcı sayısına ve ayrıca etkinliğin beklenen senaryosuna bağlı olmalıdır. Konukların hizmetine dikkat etmek önemlidir. Birkaç seçeneği göz önünde bulundurun ve en uygun fiyat-kalite oranını seçin.
Aşama 3
Etkinliği aktif olarak tanıtın. Reklam kampanyası, etkinlik başlamadan bir buçuk ay önce başlamalı ve bir ay önce sona ermelidir. Buna paralel olarak, bir etkinliğe misafir davet etmek için "soğuk arama" prosedürü makul. Katılımcı listelerinin oluşturulmasına yönelik tüm işlemler etkinlikten en fazla bir hafta önce tamamlanmalıdır.
4. Adım
Sponsorların veya saygın kişilerin yardımını kullanın. Bu sadece iş bağlantılarınızı güçlendirmekle kalmayacak, aynı zamanda etkinliğinize belirli bir statü kazandıracaktır. Bu kişilere tercihen etkinliğin başında konuşmaları için zaman ayırın.
Adım 5
Faaliyetin koordinasyonunda yer alan personel arasında sorumlulukları dağıtın. Herkes sorumluluk çemberini ve kontrol etmesi gereken olayları açıkça bilmelidir. Beyaz noktalar olmamalı, herkes talimatlarını basılı olarak almalı ve ezbere bilmeli.
6. Adım
Seminerden bir gün önce etkinlikte koordinasyon faaliyetlerini yürüten personelin yeniden eğitilmesi gerekmektedir. Etkinlik günü, tüm koordinatörler etkinliğin başlamasından en az bir saat önce hazır bulunmalıdır.
